輕鬆製作議事錄的秘訣

2011年02月21日

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資料來源:大田出版

作者:美崎榮一郎 翻譯:黃瓊仙.陳惠莉

下面介紹將議事錄記錄於筆記本的祕訣。

祕訣重點就是列出席次,並記錄出席者名字

開會時,有時候會被分配到製作會議記錄的工作。會議記錄的重點就是記錄出席者姓名與其發言內容。因此,你要畫出會議室的座席。然後於座席上寫出參與者的名字。

日後再翻閱時,這次席次圖將成為勾起回憶的最有效之「關鍵」。如果有不認識的人在場,在會議進行期間,某人呼叫你不認識的那個人時,再寫下不認識的那個人的名字。

最壞的情況就是在會議中無法確認不認識的人的名字,不過別擔心,你可以事後拿席次表給會議出席者看,問他「坐在那個位子上的人是誰」。

載明席次的紀錄

將每個人的座位還有名字寫出來,日後再翻閱就會想起當時的會議情景。也可以畫上參加的人的畫像。

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會議開始後,立刻製作席次表,就可以一邊聽取「某人的發言」,一邊製作議事錄。這時候,於筆記本裡畫出席次表,再以畫漫畫的方式,先記錄發言人姓名,再記錄其發言重點。

有時候需要更換筆的顏色。此時,依人來決定顏色,記錄不同人的發言內容,就要更換筆的顏色。例如,當你決定西山先生是藍色,清水先生是綠色,便以藍筆記錄西山先生發言內容,以綠筆記錄清水先生發言內容。

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如果使用三色原子筆或四色原子筆,就可以輕鬆換色。再從色塊規模,就能一眼分辨每一位發言內容之多寡。我使用三菱鉛筆公司的產品「JETSTREAM 4&1」原子筆。有黑色、紅色、藍色、綠色四個顏色,還附了自動鉛筆功能,合計共有五種顏色,真的非常方便。

會議議程,也就是議題或進度表已事先決定好的話,可以印出來,替代筆記本使用。然後在會議期間,將要點記錄於這張議程表周邊。這麼做的話,事後只要將記錄於這張紙的內容再移記於議事錄即可,作業更為輕鬆。

你可以向製作議程表的人索取議程表的電子檔案,直接將追記部分、修正部分輸入於該電子檔案,予以議事錄化。最近許多公司都是使用電子郵件寄出議程表,可以直接利用這個電子資料製作議事錄,真是一舉兩得。議事錄完成後,以最初收到議程檔案的那個電子郵件為基準,按下全員回覆之鍵,就可以將議事錄檔案寄給每個人,很有效率。


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