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你的加班時間為什麼無法減少?

資料來源:大田出版

2010年08月16日

作者:古市幸雄 翻譯:陳惠莉

前面提到資深服務生前輩不遺餘力地在工作方面教導後進,然後讓自己的工作變得輕鬆許多的例子。這種做法也可以運用在你的工作上吧?也就是說,即使一開始要勞心勞力教導後進,但是日後卻可以確保自己的時間。而這部分的時間便可以讓自己的工作更有進展。如此一來,也許你便可以提早30分鐘下班。如果工作時間縮短30分鐘,就可以將這個時間拿去做學習。

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圖片來源/Pixabay

從我的經驗得知,雖然在同一個職場,但是有很多人卻吝於指導同事或後進工作方面的訣竅。如果同一團隊的職員無法有效地執行業務的話,影響所及,自己的工作量也會增加,加班時間也會往後拉長。整個組織的工作效率也會跟著下滑。加班時間增加的結果,平日的自由時間就更少,累積的疲勞也更多。隨之而來的結果便是拿上下班時在通勤電車上的時間來打盹兒,無法用來做學習。

一位在我的英語會話學校上課的女學員,在新就職的金融體系的職場裡有很多事情都還不上手,可是周遭的資深職員卻都因為這個新進女員工能勝任職場的業務,便把所有的工作都推給她。譬如,去「用資料庫的Access查一下這份資料」。

這位女學員以前曾經做過類似的業務,卻從沒有使用過Access。她不方便去問要求她做事的資深員工,和同樣是新人的同事都滿腹疑問「不知道怎麼操作」,就這樣任時間白白浪費掉,或者只能再去問別的同事。我問她「沒有操作手冊嗎?」答案是否定的。如果這不算非生產性的時間,那還算什麼?

只要是有某種程度規模的公司,一定都有很多員工。當中應該不乏對工作內容尚不熟悉的新進員工或新來的兼職人員吧?如果資深人員沒有在一開始就鉅細靡遺地指導不熟習業務的員工,日後就得一再費時糾正。員工耗費時間對公司而言就相當於人事費用。當部門或整個組織的機能無法順暢作用時,就會以加班的形式顯現。對公司而言,就會造成成本的增加。

我相信有很多企業因為沒有完整的制度來指導員工,以至於每年浪費掉幾千萬圓,甚至幾億圓的人事費用。

「改善」這個名詞儼然成了世界共通用語,意思是提升製造業的業務效率。日本製造業的業務效率化是世界有名的,然而現實的狀況是,白領階級的業務幾乎都沒有進行改善或者推行效率化。

你的公司想必也如此吧?即便工作再怎麼忙碌,加班時數再怎麼多,幾乎沒有公司想去積極分析、改善公司內部或部門內部的業務流程。我的公司算是小組織,因此由我負責進行業務流程的分析、改善。所以,公司能以最少的人數有效地推展業務,詳情將在後面陳述。

info_img 《古市幸雄超強時間術》

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